6 bước chuẩn bị hồ sơ dự thầu

1. Xác định các thông tin quan trọng của gói thầu Điều đầu tiên khi nhận được hồ sơ mời thầu (HSMT) thì bạn cần chú ý đến Chương “Chỉ dẫn nhà thầu” và Chương …

chuẩn bị hồ sơ dự thầu

chuẩn bị hồ sơ dự thầu

1. Xác định các thông tin quan trọng của gói thầu

Điều đầu tiên khi nhận được hồ sơ mời thầu (HSMT) thì bạn cần chú ý đến Chương “Chỉ dẫn nhà thầu” và Chương “Bảng dữ liệu” vì đây là 2 Chương hướng dẫn Nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu theo như yêu cầu của Chủ đầu tư. Những thông tin quan trọng của gói thầu gồm:

  • Tên gói thầu
  • Tên chủ đầu tư
  • Thời gian thực hiện dự án
  • Hình thức đấu thầu (1 giai đoạn 1 túi hồ sơ hay 1 giai đoạn 2 túi hồ sơ,…)
  • Cách thức đánh giá xếp hạng nhà thầu (giá thấp nhất, giá đánh giá, phương pháp kết hợp,…)
  • Hiệu lực của hồ sơ đề xuất
  • Thông tin yêu cầu bảo lãnh dự thầu
  • Thời gian đóng thầu (thời hạn nhận hồ sơ dự thầu)
  • Quy cách hồ sơ dự thầu yêu cầu

2. Lập checklist hồ sơ để chuẩn bị hồ sơ dự thầu

Với những thông tin quan trọng của gói thầu ở trên, để chuẩn bị hồ sơ dự thầu một cách đầy đủ nhất, chúng ta có thể lập checklist hạng mục các tài liệu bắt buộc phải có trong hồ sơ dự thầu. Thông thường, mình thường chia hồ sơ dự thầu ra làm 7 phần gồm:

  • Phần 1: Đơn dự thầu

Phần này bao gồm đơn dự thầu theo mẫu của HSMT, các ủy quyền kèm theo, bảng giá chi tiết (nếu gói thầu là 1 túi hồ sơ)

  • Phần 2: Bảo đảm dự thầu

Phần này là phần quan trọng trong hồ sơ dự thầu, là phần không thể thiếu trong mỗi hồ sơ dự thầu nếu được yêu cầu trong HSMT. Bảo đảm dự thầu cần đảm bảo có nội dung đúng như biểu mẫu yêu cầu trong HSMT (nếu có).

  • Phần 3: Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu

Các yêu cầu về tư cách hợp lệ của nhà thầu thường được thể hiện trong phần “Chỉ dẫn nhà thầu”. Dưới đây là ví dụ hình ảnh về yêu cầu đó trong một HSMT mà mình đã làm qua.

Trong gói thầu trên, Nhà thầu cần chuẩn bị tài liệu sao cho chứng minh được những yêu cầu trên thì sẽ được đánh giá là hợp lệ

  • Phần 4: Tài liệu chứng minh năng lực tài chính và năng lực kinh nghiệm của nhà thầu

Như nội dung của đầu đề, phần này bao gồm các tài liệu chứng minh năng lực tài chính (Kê khai tình hình tài chính, bản sao báo cáo tài chính, bản báo cáo nộp thuế,…) và tài liệu chứng minh năng lực kinh nghiệm của nhà thầu (kê khai hợp đồng tương tự và bản sao hợp đồng tương tự)

  • Phần 5: Tài liệu nhân sự đề xuất trong gói thầu (gồm Bản đề xuất nhân sự chủ chốt, Lý lịch chuyên môn và bằng cấp chứng chỉ liên quan)
  • Phần 6: Tài liệu đề xuất kỹ thuật (gồm Tuyên bố đáp yêu cầu về kỹ thuật, Thuyết minh giải pháp kỹ thuật)

Việc biết thời gian đóng thầu sẽ giúp chúng ta lên được kế hoạch dự kiến hoàn thành của từng hạng mục tài liệu trong checklist.

3. Thực hiện các hạng mục công việc trong checklist

Sau khi đã tạo được checklist cho gói thầu này, ta cần chuẩn bị và tuân thủ deadline được đặt ra trên mỗi hạng mục tài liệu.

4. Rà soát và ký đóng dấu hồ sơ

Tiến hành rà soát lại hồ sơ, kiểm tra ngày tháng được ghi trong hồ sơ sao cho hợp lý với thời gian ký đơn dự thầu hay ủy quyền (nếu có). Đối với các tài liệu có yêu cầu chữ ký người đại diện thì cần đặc biệt lưu ý, những tài liệu này cần ký đủ chứ ký, đóng đủ dấu chức danh, dấu tròn và giáp lai tài liệu.

5. Đóng thùng hồ sơ và niêm phong

Đóng thùng hồ sơ cần chuẩn bị đúng Quy cách mà Chủ đầu tư yêu cầu trong Phần “Chỉ dẫn nhà thầu”. Cần đảm bảo đúng số lượng bản gốc bản sao, có yêu cầu bản mềm được copy vào đĩa CD hay USB hay không, bìa ở ngoài ghi những nội dung thế nào,…

Thông thường, Chủ đầu tư không có yêu cầu nào quá chi tiết về việc nhà thầu phải niêm phong hồ sơ dự thầu như thế nào. Vì vậy chúng ta có thể có thể tự đặt ra nguyên tắc niêm phong phù hợp với bản thân mình. Ví dụ: Niêm phong có thể là dải giấy A4 trên đó có đóng một dọc dấu tròn của công ty hay là một dọc chữ ký của người trực tiếp chuẩn bị hồ sơ,…

6. Chuẩn bị tài liệu để đi nộp hồ sơ

Để có thể nộp hồ sơ, nhà thầu phải chuẩn bị giấy giới thiệu để chứng minh tính pháp lý cho người đi nộp thầu. Tài liệu này là gần như bắt buộc khi tham gia những gói thầu được phát hành bởi các cơ quan thuộc nhà nước. Tài liệu này cũng có thể được yêu cầu trong các giao dịch khác của nhà thầu đối với Chủ đầu tư như là tham gia lễ mở thầu, đàm phán hợp đồng.