7 sai lầm phổ biến của nhà thầu trong việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu, việc xảy ra sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu là điều khó có thể tránh khỏi. Trong đó có những sai …

chuẩn bị hồ sơ dự thầu

chuẩn bị hồ sơ dự thầuTrong quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu, việc xảy ra sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu là điều khó có thể tránh khỏi. Trong đó có những sai sót rất nghiêm trọng dẫn đến việc hồ sơ dự thầu không hợp lệ và bị loại ngay không qua bước đánh giá hồ sơ. Đáng tiêc là những sai sót này khá phổ biến trong theo kinh nghiệm của bản thân mình.

Trong blog post này mình muốn liệt kê ra những sai lầm phổ biến mà nhà thầu có thể mắc phải khi lập hồ sơ dự thầu/ dự chào hàng cạnh tranh.

Đầu tiên là mình muốn giúp những người mới (tham gia dựng hồ sơ thầu) tránh mắc phải những lỗi này dẫn tới việc bị đánh trượt thầu một cách đáng tiếc.

Điều thứ hai là mình rất vui nếu nhận được những phản hồi, chia sẻ của các bạn là chuyên gia trong lĩnh vực này về những điều mà mình chưa đề cập đến trong blog Post này nhé.

Sau đây là danh sách những sai lầm phổ biến nhưng ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của hồ sơ dự thầu:

  1. Không phân tích đầu bài thầu

Việc phân tích đầu bài thầu là rất quan trọng. Khi bạn hiểu gói thầu mong muốn cái gì, yêu cầu ra sao thì bạn sẽ có thể đưa ra lời giải, tài liệu phù hợp cho gói thầu này. Thông thường, hồ sơ mời thầu có số lượng trang nội dung từ 50 trang trở lên (đối với gói thầu phức tạp). Việc đọc hết toàn bộ hồ sơ mời thầu là rất tốt nhưng quá lãng phí thời gian và thực sự sẽ làm bạn hoảng loạn luôn đấy.

Nhưng cứ bình tĩnh, mình sẽ hướng dẫn để bạn có thể tiết kiệm thời gian của mình, thời gian đó nên để dành làm những việc khác. Giải pháp cho việc này là: bạn chỉ cần nắm được các yêu cầu quan trọng liên quan đến yêu cầu tư cách hợp lệ của nhà thầu, yêu cầu về quy cách hồ sơ, yêu cầu về năng lực kinh nghiệm,… Mình đã viết một bài blog Những điểm cần chú ý khi phân tích đầu bài hồ sơ mời thầu. Trong bài blog này mình có liệt kê những điểm cần chú ý khi phân tích đầu bài hồ sơ thầu và cách tìm ra thông tin đó một cách nhanh nhất để có thể tiết kiệm thời gian cho bạn.

  1. Không làm checklist (hạng mục) các tài liệu cho hồ sơ dự thầu

Sau khi phân tích đầu bài thầu, bạn nên lập một danh sách hạng mục “checklist” để chuẩn bị hồ sơ dự thầu cho gói thầu này. Số đầu mục tài liệu cần thiết để đáp ứng một hồ sơ dự thầu đối với mỗi gói thầu là khác nhau do đầu bài của mỗi hồ sơ lại có những điểm khác nhau. Việc không làm danh sách hạng mục “checklist” tài liệu cần chuẩn bị sẽ làm cho công tác chuẩn bị hồ sơ dự thầu của bạn bị rối loạn, dễ dẫn đến sự cố sai sót hay thiếu tài liệu làm ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ dự thầu.

Thông thường, checklist của một gói thầu có phần khung cố định như sau:

  • Phần 1: Đơn dự thầu
  • Phần 2: Bảo lãnh dự thầu
  • Phần 3: Tài liệu chứng minh tính hợp lệ của nhà thầu
  • Phần 4: Tài liệu chứng minh năng lực kinh nghiệm của nhà thầu
  • Phần 5: Tài liệu trả lời yêu cầu kỹ thuật và nhân sự

Bạn có thể tham khảo Hướng dẫn lập hồ sơ dự thầu trong bài blog này. Trong bài viết này có liệt kê chi tiết hơn về những việc thực tế bản thân mình từng làm để chuẩn bị hồ sơ dự thầu.

  1. Giấy ủy quyền

Trong hồ sơ dự thầu, mọi chữ ký trong các tài liệu đều phải được ký bởi đại diện pháp lý của nhà thầu hoặc đại diện pháp lý của liên danh nhà thầu.

Đối với nhà thầu độc lập, đại diện pháp lý của nhà thầu thường là Tổng Giám đốc hay Giám đốc của Công ty. Thông tin người đại diện pháp lý của nhà thầu được hiển thị trên Giấy đăng ký kinh doanh của nhà thầu.

Đối với liên danh nhà thầu, đại diện pháp lý của liên danh nhà thầu được phân công rõ trong Thỏa thuận liên danh giữa các bên. Thông thường, để tối giản quá trình ký kết hồ sơ, các nhà thầu thành viên sẽ ủy quyền cho nhà thầu đứng đầu liên danh ký kết các văn bản, tài liệu trong hồ sơ dự thầu.

Vậy nếu trong trường hợp Người đại diện pháp lý của nhà thầu (được quy định trên Đăng ký kinh doanh) có kế hoạch đi công tác hoặc vì một lý do bất khả kháng nào đó không thể ký được hồ sơ thì phải làm như thế nào ?

Giấy ủy quyền ra đời để phục vụ cho việc này.

Để giải quyết vấn đề trên, Người đại diện pháp lý của nhà thầu cần ủy quyền cho một người nào khác trong tổ chức để ký hồ sơ này. Thường thì đó là Phó Tổng Giám đốc hay Phó Giám đốc. Giấy ủy quyền này chỉ có tác dụng trong phạm vi “sự vụ” được nói rõ trong Giấy ủy quyền.

Kinh nghiệm thực tế: Hồ sơ dự thầu được ký và đóng dấu bởi Phó Tổng Giám đốc, tuy nhiên trong hồ sơ dự thầu không có giấy ủy quyền của Tổng Giám đốc cho Phó Tổng Giám đốc. Lỗi này là lỗi rất nghiêm trọng và dẫn tới việc hồ sơ sẽ bị đánh giá loại luôn vì lý do “Hồ sơ dự thầu không hợp lệ”. Theo quy tắc, bạn không được nộp bổ sung tài liệu Giấy ủy quyền này do làm thay đổi bản chất hồ sơ dự thầu. Vì vậy các bạn cần tránh mắc lỗi này trong quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu.

  1. Thời hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu

Trong mỗi Hồ sơ yêu cầu đều có yêu cầu về thời hạn hiệu lực của hồ sơ đề xuất.

Tại sao hồ sơ dự thầu lại cần có thời hạn hiệu lực của Hồ sơ dự thầu?

Đầu tiên, hồ sơ dự thầu và giá tài chính đề xuất của nhà thầu có thể thay đổi sau một khoảng thời gian nhất định vì nhiều lý do. Lý do hồ sơ dự thầu thay đổi có thể là: hàng hóa, giải pháp kỹ thuật không còn được áp dụng hoặc không còn đáp ứng được yêu cầu của hồ sơ; giá dự thầu thay đổi do giá nhập từ nhà cung cấp thay đổi; sản phẩm không còn được lưu hành trên thị trường?

Vì vậy, để bảo vệ chính mình, nhà thầu cần có thời gian hiệu lực của Hồ sơ dự thầu.

Tuy nhiên, việc thiếu sót thông tin thời gian hiệu lực của Hồ sơ dự thầu là không hề hiếm gặp. Trong trường hợp nhà thầu không có thông tin thời gian hiệu lực của Hồ sơ dự thầu hoặc không đáp ứng thời gian hiệu lực của Hồ sơ dự thầu được quy định trong Hồ sơ yêu cầu thì nhà thầu sẽ bị đánh giá không đạt.

Vì thế, đừng quên kiểm tra thời hạn hiệu lực của hồ sơ dự thầu nhé bạn!

  1. Bảo đảm dự thầu

Phần lớn Hồ sơ mời thầu đều yêu cầu bảo đảm dự thầu, bảo đảm dự thầu giúp Chủ đầu tư kiểm soát được mức độ nghiêm túc tham gia dự thầu của nhà thầu. Bảo đảm dự thầu là công cụ để Chủ đầu tư tự bảo vệ chính mình. Đối với nhà thầu thì Bảo đảm dự thầu là thứ sẽ ràng buộc trách nhiệm, sự nghiêm túc của nhà thầu.

Trong trường hợp, hồ sơ dự thầu thiếu Bảo đảm dự thầu thì hồ sơ dự thầu sẽ bị đánh giá là không đạt và không được đánh giá các bước tiếp theo. Tức là “Trượt từ vòng gửi xe”. Lỗi này thực sự tai hại đấy!

Là một trong những tài liệu quan trọng nhất trong Hồ sơ dự thầu, để tránh việc thiếu hồ sơ này thì việc đầu tiên bạn cần phải tìm thông tin yêu cầu về “Bảo đảm dự thầu” trong Hồ sơ mời thầu.

Sau khi có bản gốc “Bảo đảm dự thầu”, những thông tin bạn cần kiểm tra là:

  • Giá trị bảo đảm dự thầu
  • Thời hạn bảo đảm dự thầu
  • Nội dung bảo đảm dự thầu
  • Giấy ủy quyền cho người phát hành Bảo đảm dự thầu.

Tất cả các thông tin trên phải đáp ứng yêu cầu của Hồ sơ mời thầu thì “Bảo đảm dự thầu” mới được đánh giá là đạt.

  1. Bản gốc, bản sao và bản mềm

Số lượng bản gốc, bản sao và bản mềm được quy định là hình thức của hồ sơ thầu. Phần này cũng rất quan trọng do thông tin này sẽ được đọc và ghi vào biên bản dự thầu ngay khi Chủ đầu tư tiến hành mở thầu.

Trong trường hợp, số lượng bản gốc, bản sao và bản mềm không đạt đúng yêu cầu trong hồ sơ mời thầu. Chủ đầu tư có quyền loại hồ sơ dự thầu này ngay lập tưc, việc đánh giá kỹ thuật và giá không còn cần thiết nữa. Chưa kể, nếu mở thầu công khai, các nhà thầu đối thủ cũng sẽ đề xuất việc đánh giá không đạt đối với hồ sơ dự thầu không đáp ứng về hình thức của bạn. Nếu để tình trạng này xảy ra thì thật sự sẽ rất bất lợi.

Vì vậy, để tránh việc này xảy ra thì việc kiểm tra yêu cầu về số lượng bản gốc, bản sao và bản mềm cũng được ưu tiên lên hàng đầu. Thông tin này thường nằm tại Bảng dữ liệu trong Hồ sơ mời thầu nhé bạn.

  1. Giấy giới thiệu

Giấy giới thiệu là tài liệu hay bị thiếu sót nhất trong việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Mặc dù không được đề cập trong Hồ sơ mời thầu nhưng Giấy giới thiệu lại vô cùng quan trọng.

Khi bạn đến nộp Hồ sơ dự thầu, Chủ đầu tư đặt ra câu hỏi, “Anh/chị xuất trình tài liệu chứng minh anh/ chị đại diện cho nhà thầu để nộp Hồ sơ dự thầu?”. Bạn sẽ lấy tài liệu gì ra để chứng minh việc này. Giấy giới thiệu sinh ra để phục vụ việc này. Chủ đầu tư có quyền nghi ngờ về tính minh bạch của người nộp hồ sơ dự thầu. Họ phải biết chắc về việc không phải nhà thầu này nộp Hồ sơ dự thầu của nhà thầu nọ. Đây là hiện tượng thông thầu hay gian lận trong đấu thầu, là vi phạm pháp luật.

Theo kinh nghiệm bản thân mình, đối với việc Chủ đầu tư là đơn vị thuộc quyền kiểm soát của nhà nước thì bắt buộc phải có giấy giới thiệu, người nộp thầu cũng cần mang theo giấy tờ cá nhân như: Căn cước công dân, bằng lái xe,… để chứng minh bản than là đại diện cho nhà thầu. Còn đối với các doanh nghiệp tư nhân hay nước ngoài thì cũng có doanh nghiệp yêu cầu cũng có doanh nghiệp không yêu cầu.

Tuy nhiên, việc yêu cầu Giấy giới thiệu không được nêu trong Hồ sơ mời thầu đâu. Vì vậy để chắc chắn thì bạn vẫn nên chuẩn bị giấy giới thiệu cho mọi gói thầu sẽ tham gia nhé!