7 bước trong quy trình chào hàng cạnh tranh mà bạn chưa biết ?

Quy trình chào hàng cạnh tranh được chia làm 7 bước Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu Căn cứ vào kế hoạch lựa chọn nhà thầu, dự toán và kế hoạch triển khai …

quy trình chào hàng cạnh tranh

quy trình chào hàng cạnh tranh

Quy trình chào hàng cạnh tranh được chia làm 7 bước

Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu

Căn cứ vào kế hoạch lựa chọn nhà thầu, dự toán và kế hoạch triển khai đã thông qua phê duyệt. Chủ đầu tư sẽ xây dựng hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh trong đó có đầy đủ các thông tin như:

  • Thông tin gói thầu
  • Chỉ dẫn việc chuẩn bị và nộp hồ sơ chào hàng cạnh tranh
  • Tiêu chuẩn đánh giá năng lực, kinh nghiệm và năng lực tài chính
  • Tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật

* Lưu ý:

Khi đưa ra yêu cầu đối với hàng hóa cung cấp, thì Chủ đầu tư không được nêu rõ nhãn hiệu xuất xứ của hàng hóa trong hồ sơ yêu cầu hàng hóa. Việc nêu rõ nhãn hiệu, xuất xứ của hàng hóa trong hồ sơ yêu cầu sẽ làm hạn chế sự tham gia của nhà thầu, làm giảm tính cạnh tranh, gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng.

Vậy chủ đầu tư cần làm thế nào? Có những phương án như sau:

  • Phương án 1: Đối với yêu cầu về hàng hóa cung cấp, Chủ đầu tư quy định đặc tính kỹ thuật, tiêu chuẩn sản xuất, tiêu chuẩn chế tạo, công nghệ mang tính chất trung tính, không đưa ra các đặc tính kỹ thuật, tiêu chuẩn mang tính cá biệt hóa mà không phải là đặc tính cơ bản của sản phẩm.
    • Chỉ đưa những đặc tính cơ bản của sản phẩm vào trong yêu cầu của hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh.
  • Phương án 2: Đối với yêu cầu về hàng hóa cung cấp, Chỉ đầu tư có thể nêu tên nhãn hiệu hàng hóa, catalog của một sản phẩm cụ thể để tham khảo, minh họa cho yêu cầu về kỹ thuật của hàng hóa nhưng phải kèm theo cụm từ “hoặc tương đương” sau nhãn hiệu hàng hóa.
    • Phương án này được sử dụng rộng rãi do: Trước khi gửi hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh cho các nhà thầu, Chủ đầu tư đã nghiên cứu, khảo sát các nhãn hiệu của hàng hóa và đã có những quyết định ban đầu của mình về việc lựa chọn “ưu tiên” nhãn hiệu nào. Tuy nhiên, quyết định của Chủ đầu tư hoàn toàn có thể thay đổi trong quá trình đánh giá hồ sơ dự chào hàng cạnh tranh của các nhà thầu.

VD: Yêu cầu hàng hóa cung cấp

CPU: 2xIntel® Xeon ® E5-2630v3, 2.4GHz, 8 cores hoặc tương đương

RAM: Samsung 12 Gb hoặc tương đương

Bước 2: Thẩm định và phê duyệt hồ sơ yêu cầu

Hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh cần được phê duyệt thẩm định trước khi phát hành và gửi tới các nhà thầu/ nhà cung cấp.

Nội dung trong hồ sơ yêu cầu sẽ được thẩm định bao gồm:

  • Kiểm tra các điều khoản pháp lý và các tài liệu liên quan được sử dụng để xây dựng hồ sơ yêu cầu;
  • Kiểm tra sự phù hợp về quy mô, mục tiêu, phạm vi công việc, thời gian thực hiện của dự án, gói thầu. Những điểm trên sẽ được so với hồ sơ thiết kế, dự toán của gói thầu, yêu cầu về đặc tính, thông số kỹ thuật của hàng hóa và quy định của pháp luật về đấu thầu và các tài liệu pháp luật liên quan khác.

Bước 3: Tổ chức lựa chọn nhà thầu

Sau khi Hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh được phê duyệt, Chủ đầu tư có thể phát hành hồ sơ này đến các nhà thầu/ nhà cung cấp đã được xác định (việc này phải được hoàn thành trong thời gian tối đa 3 ngày kể từ ngày các thông tin này được đăng tải trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia hoặc trên Báo đấu thầu).

Sau khi nhận được Hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh từ Chủ đầu tư, các nhà thầu/ nhà cung cấp sẽ tiến hành chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất theo yêu cầu được quy định trong Hồ sơ yêu cầu. Mỗi một nhà thầu chỉ được nộp một hồ sơ đề xuất. Hồ sơ đề xuất của nhà thầu được nộp trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua đường bưu điện tùy thuộc vào yêu càu của Chủ đầu tư.

Bước 4: Đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo về các đề xuất của nhà thầu

Việc đánh giá hồ sơ đề xuất phải được thực hiện theo tiêu chuẩn đánh giá quy định trong hồ sơ yêu cầu.

  1. Đánh giá yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, tiến độ, khối lượng, chất lượng, giải pháp kỹ thuật và biện pháp tổ chức thực hiện gói thầu.

Chủ đầu tư có thể yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để làm rõ hồ sơ đề xuất của nhà thầu.

Nhà thầu được phép làm rõ, nộp bổ sung tài liệu để làm rõ hồ sơ đề xuất với điều kiện không được làm thay đổi bản chất của hồ sơ đề xuất, không làm thay đổi giá dự thầu. Tài liệu bổ sung để làm rõ của nhà thầu được Chủ đầu tư tiếp nhận và bảo quản như một phần của hồ sơ đề xuất.

Tất cả nhưng yêu cầu trên phải được đánh giá là “Đạt” thì hồ sơ đề xuất của nhà thầu mới được đánh giá là đạt yêu cầu và được xem xét tiếp phần giá chào của nhà thầu.

  1. Đánh giá về giá chào của nhà thầu.

Bên mời thầu so sánh giá chào của các hồ sơ đề xuất đáp ứng về kỹ thuật để xác định hồ sơ đề xuất có giá chào thấp nhất. Nhà thầu có giá chào thấp nhất sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, trừ đi giá trị giảm giá (nếu có) và không vượt giá gói thầu sẽ được mời vào thương thảo hợp đồng.

Bước 5: Thương thảo hợp đồng

Nhà thầu xếp hạng thứ nhất (nhà thầu có giá chào thấp nhất và có hồ sơ đề xuất đạt yêu cầu) được Chủ đầu tư mời tới thương thảo hợp đồng.

Trong trường hợp nhà thầu được mời đến thương thảo nhưng không đến thương thảo hoặc từ chối không thương thảo hợp đồng thì nhà thầu này sẽ không được nhận lại bảo đảm dự thầu đã nộp trong hồ sơ đề xuất. Nhà thầu xếp hạng thứ 2 (nhà thầu có giá chào thấp thứ 2 và có Hồ sơ đề xuất đạt yêu cầu) sẽ được mời đến thương thảo.

Bước 6: Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu

Sau khi kết thúc quá trình thương thảo hợp đồng, kết quả lựa chọn nhà thầu sẽ được trình, thẩm định để phê duyệt kết quả và được thông báo cho các nhà thầu và thông báo trên báo đấu thầu hoặc mạng đấu thầu quốc gia.

Bước 7: Ký kết hợp đồng

Đây là bước cuối và cũng là thời điểm có thể ăn mừng về thắng lợi trong gói thầu này được rồi 😀

Trên đây là tóm tắt về quy trình chào hàng cạnh tranh được áp dụng theo Luật đấu thầu của Việt Nam. Mong rằng bài viết này sẽ truyền tải đến cho các bạn những kiến thức cần thiết để phục vụ cho công việc đấu thầu trong tương lai.